Como evitar perdas por vencimento de medicamentos e insumos hospitalares

Prateleiras com produtos próximos da data de validade, estoques desorganizados e compras baseadas em estimativas imprecisas. Essa é uma realidade que assombra a gestão de muitos hospitais no Brasil e que leva a um dos problemas mais graves e silenciosos da logística em saúde: a perda de medicamentos e insumos por vencimento.

Mais do que um prejuízo financeiro, o descarte de produtos expirados representa uma falha crítica na cadeia de suprimentos, com impacto direto na segurança do paciente e na sustentabilidade do sistema de saúde. Cada ampola, comprimido ou material descartado é uma oportunidade de tratamento perdida e um recurso valioso que se esvai. A boa notícia é que esse cenário é totalmente evitável. Com processos bem definidos, cultura organizacional e, principalmente, o uso de tecnologia especializada, é possível transformar o desperdício em eficiência.

O tamanho do desperdício no sistema de saúde brasileiro

O desperdício de medicamentos no Brasil atinge cifras alarmantes. Estudos apontam que entre 5% e 20% de todos os medicamentos adquiridos por instituições públicas acabam sendo descartados antes de chegar ao paciente [1]. Esse percentual representa um prejuízo de milhões de reais anuais, um valor que poderia ser reinvestido na melhoria da infraestrutura, na aquisição de novas tecnologias ou na ampliação do atendimento.

Um exemplo emblemático foi revelado por um relatório do Tribunal de Contas da União (TCU), que apontou uma perda de R$ 2,2 bilhões em medicamentos e insumos no almoxarifado central do Ministério da Saúde desde 2019, grande parte por problemas de controle de validade e armazenamento inadequado [2]. Esses números, embora representem a esfera federal, refletem uma realidade comum em diversas instituições hospitalares, onde a falta de controle preciso leva a perdas contínuas.

As principais causas das perdas por vencimento

O vencimento de produtos no estoque raramente é um evento isolado. Ele é, na maioria das vezes, o sintoma de falhas processuais mais profundas na cadeia de suprimentos. Entre as principais causas, destacam-se:

• Falta de controle de validade: Processos manuais, baseados em planilhas ou anotações, tornam praticamente impossível gerenciar o vencimento de milhares de itens de forma eficaz.
• Compras em excesso: A ausência de dados de consumo real leva a aquisições baseadas em estimativas, resultando em estoques superdimensionados e com maior risco de expiração.
• Armazenamento inadequado: A desorganização física do estoque impede a aplicação do princípio PVPS (Primeiro que Vence, Primeiro que Sai), fazendo com que produtos mais novos sejam consumidos antes dos mais antigos.
• Falhas na rastreabilidade:Sem um sistema que monitore a localização exata de cada item, produtos podem ficar
  esquecidos em prateleiras ou em setores secundários até expirarem.

O impacto que vai além do financeiro

O custo das perdas por vencimento não se mede apenas em reais. O impacto mais grave é na segurança e na qualidade do atendimento ao paciente. A falta de um medicamento, causada por uma gestão de estoque ineficiente, pode levar à interrupção de tratamentos críticos, prolongar internações e, em casos extremos, colocar vidas em risco. Além disso, o descarte de medicamentos vencidos gera um problema ambiental significativo, pois muitos desses produtos contêm substâncias químicas que podem contaminar o solo e a água se não forem manuseados corretamente, conforme as diretrizes da RDC 222/2018 da Anvisa.

Para a equipe de farmácia e logística, a recorrência de perdas gera frustração e sobrecarga. O tempo que poderia ser dedicado a atividades estratégicas, como a farmácia clínica ou a otimização de processos, é consumido em tarefas operacionais de controle de danos, como a identificação e a segregação de produtos vencidos.

Estratégias eficazes para eliminar o desperdício

Evitar as perdas por vencimento não é apenas possível, mas essencial para uma gestão hospitalar moderna e eficiente. A solução passa pela combinação de boas práticas e tecnologia. Um estudo de caso realizado no Hospital do Coração, em Natal (RN), e publicado no Jornal Brasileiro de Economia da Saúde, demonstrou que a implementação de ferramentas informatizadas na logística da farmácia resultou em uma redução média de 47,9% nos custos com perdas por expiração e de 70% nos custos com compras emergenciais [3].

Para alcançar resultados semelhantes, os hospitais podem adotar as seguintes estratégias:

1. Implementar o controle de validade automatizado: Substituir planilhas manuais por um sistema que classifique automaticamente os produtos por data de validade e alerte a equipe sobre itens próximos do vencimento.
2. Adotar o princípio PVPS (Primeiro que Vence, Primeiro que Sai): Garantir que o sistema de gestão de estoque e a organização física do almoxarifado priorizem a saída dos produtos com validade mais curta.
3. Realizar inventários periódicos e rotativos: Manter a acuracidade do estoque por meio de contagens regulares, o que ajuda a identificar discrepâncias e a corrigir falhas de processo rapidamente.
4. Basear as compras em dados de consumo real: Utilizar um sistema que forneça dados precisos sobre a demanda de cada setor do hospital para planejar as compras de forma inteligente, evitando estoques excessivos.

A tecnologia como solução definitiva: o papel do HWMS

Embora as boas práticas sejam fundamentais, a eliminação definitiva das perdas por vencimento só é possível com uma tecnologia robusta e especializada. É nesse ponto que um Sistema de Gestão de Armazéns Hospitalares (HWMS), como o desenvolvido pela Roma, se torna indispensável.

O HWMS da Roma é o único software do mundo especializado em logística intra-hospitalar e foi projetado para automatizar e otimizar cada etapa da cadeia de suprimentos. A plataforma atua diretamente nas causas do desperdício, oferecendo:

• Rastreabilidade total: Cada medicamento e insumo é rastreado desde a sua entrada no hospital até o momento da administração, com um controle rigoroso de lote e validade.
• Gestão de estoque inteligente: O sistema gerencia automaticamente o critério PVPS, emite alertas de vencimento e fornece uma visão em tempo real de todo o estoque, permitindo a tomada de decisões proativas.
• Planejamento de compras baseado em dados: Ao analisar o histórico de consumo, o software gera previsões de demanda precisas, permitindo que as compras sejam feitas na quantidade e no momento certos.
• Redução de erros humanos: A automação de processos como a separação e a dispensação de doses minimiza as falhas operacionais que podem levar a perdas e a riscos para o paciente.

Investir em um sistema HWMS não é apenas uma medida para reduzir custos, mas uma decisão estratégica para elevar a gestão hospitalar a um novo patamar de eficiência, segurança e qualidade. Ao transformar dados em inteligência, a tecnologia permite que os hospitais foquem em sua missão principal: cuidar de vidas.

Referências

[1] Sensorweb. (2025, 10 de setembro). Como reduzir o desperdício de medicamentos no Brasil. https://sensorweb.com.br/desperdicio-medicamentos-brasil/

[2] Agência Brasil. (2023, 27 de abril). Perda de insumos do Ministério da Saúde soma R$ 2 bilhões desde 2019. https://agenciabrasil.ebc.com.br/saude/noticia/2023-04/perda-de-insumos-do-ministerio-da-saude-soma-r-2-bilhoes-desde-2019

[3] Rodrigues, C., & Paiva, V. (2022). Redução de custos hospitalares após implementação de ferramentas informatizadas na logística de um serviço de farmácia hospitalar. Jornal Brasileiro de Economia da Saúde, 14(3), 210–216. https://www.jbes.com.br/index.php/jbes/article/view/46