Maneira inteligente de reduzir custo com logística hospitalar

Em um cenário onde a pressão por eficiência e sustentabilidade financeira é cada vez maior, a gestão de custos se tornou uma prioridade absoluta para os hospitais. E, dentro da complexa estrutura de despesas de uma instituição de saúde, a logística se destaca como uma das áreas de maior impacto. Estima-se que os custos logísticos possam representar até um terço do orçamento de um hospital, englobando desde a aquisição e armazenamento de insumos até a sua distribuição interna.

Por muito tempo, a redução de custos em logística foi associada a medidas reativas, como cortes de pessoal ou negociações agressivas com fornecedores. No entanto, a verdadeira economia não está em simplesmente “cortar gastos”, mas em otimizar processos, eliminar desperdícios e investir em inteligência. A maneira mais inteligente e sustentável de reduzir custos com logística hospitalar é através da implementação de tecnologia e da reengenharia de processos, transformando um centro de custo em uma fonte de eficiência e valor estratégico.

Onde se escondem os custos da logística hospitalar?

Para reduzir custos de forma eficaz, é preciso primeiro entender onde eles se concentram. Na logística hospitalar, os principais ralos financeiros são:

• Perdas por vencimento: Como já discutido, o descarte de medicamentos e insumos por expiração de validade representa um prejuízo direto e significativo. A falta de um controle de estoque eficiente é a principal causa desse desperdício.
• Compras emergenciais: A má gestão do inventário leva a situações de ruptura de estoque, forçando a realização de compras de última hora a preços muito superiores aos negociados em contratos de longo prazo. Um estudo publicado no Jornal Brasileiro de Economia da Saúde mostrou que a informatização da logística pode reduzir esses custos em até 70% [1].
• Estoque excessivo: Manter um volume de estoque maior do que o necessário (superestocagem) imobiliza um capital que poderia ser usado em outras áreas. Além disso, aumenta os custos de armazenagem e o risco de perdas por vencimento.
• Ineficiência da mão de obra: Processos manuais e repetitivos, como a contagem de estoque, a separação de materiais e o transporte interno, consomem um tempo precioso das equipes de farmácia e enfermagem, que poderiam estar dedicadas a atividades de maior valor agregado.
• Erros operacionais: Falhas na separação ou dispensação de medicamentos não só geram riscos à segurança do paciente, mas também custos com devoluções, retrabalho e, em casos mais graves, com o tratamento de eventos adversos.

Estratégias inteligentes para uma logística enxuta e eficiente

Reduzir esses custos exige uma abordagem estratégica, focada na otimização de ponta a ponta da cadeia de suprimentos. As estratégias mais eficazes incluem:

1. Centralização e padronização de processos

Centralizar as operações de compra e armazenamento em uma única farmácia central, em vez de manter múltiplos estoques satélites desintegrados, permite um melhor controle, padronização de produtos e maior poder de negociação com fornecedores. A padronização de processos de requisição, separação e distribuição também elimina a variabilidade e reduz a ocorrência de erros.

2. Gestão de estoque baseada em dados (Data-Driven)

Substituir as compras baseadas em “achismo” ou médias históricas por um planejamento de demanda baseado em dados de consumo real é fundamental. Isso permite a adoção de modelos de inventário mais enxutos, como o Just-in-Time (JIT), reduzindo a necessidade de grandes estoques e o capital imobilizado.

3. Automação de tarefas repetitivas

A automação é, sem dúvida, o investimento com o maior potencial de retorno. A implementação de dispensários eletrônicos, robôs para a unitarização de doses e sistemas de transporte automatizado libera a mão de obra para funções estratégicas, aumenta a produtividade e reduz drasticamente os erros operacionais. O tempo economizado pela equipe se traduz diretamente em redução de custos com horas extras e em um atendimento mais qualificado.

4. Rastreabilidade total para visibilidade completa

Saber exatamente onde está cada item, qual seu prazo de validade e seu histórico de movimentação é a chave para uma gestão proativa. A rastreabilidade por código de barras ou RFID, gerenciada por um sistema central, oferece uma visão completa do inventário, permitindo a tomada de decisões rápidas e assertivas para evitar perdas e rupturas.

A solução definitiva: a inteligência do HWMS

A implementação isolada de cada uma dessas estratégias pode trazer benefícios, mas a verdadeira transformação ocorre quando elas são orquestradas por uma plataforma tecnológica central e especializada. É aqui que um Sistema de Gestão de Armazéns Hospitalares (HWMS), como a solução pioneira da Roma, demonstra seu valor.

O HWMS da Roma é o único software do mundo projetado exclusivamente para a logística intra-hospitalar. Ele não apenas automatiza tarefas, mas integra informações e gera inteligência, atacando todas as fontes de custo de forma simultânea:

• Otimiza o estoque: Gerencia o inventário em tempo real, automatiza o controle de validade (PVPS) e fornece previsões de demanda acuradas, eliminando perdas e compras emergenciais.
• Aumenta a produtividade: Automatiza a separação, a dispensação e o controle, liberando a equipe para atividades de maior impacto clínico e estratégico.
• Garante a rastreabilidade: Oferece 100% de visibilidade sobre cada item, desde o recebimento até o consumo, garantindo segurança e conformidade regulatória.
• Reduz erros a quase zero: Ao automatizar os processos de conferência e dispensação, o sistema atua como uma barreira intransponível contra erros de medicação.

Investir na otimização da logística por meio de um HWMS não é apenas uma forma inteligente de reduzir custos. É uma decisão estratégica que impacta positivamente a segurança do paciente, a qualidade do atendimento e a sustentabilidade financeira de toda a instituição, preparando o hospital para os desafios de um setor de saúde cada vez mais competitivo e exigente.

Referências

[1] Rodrigues, C., & Paiva, V. (2022). Redução de custos hospitalares após implementação de ferramentas informatizadas na logística de um serviço de farmácia hospitalar. Jornal Brasileiro de Economia da Saúde, 14(3), 210–216. https://www.jbes.com.br/index.php/jbes/article/view/46